10 dicas excelentes para conduzir reuniões de Brainstorming
20 de julho de 2009 às 22:54
A ex-diretora de planejamento da JWT London e da Chiat Day New York, a Merry Baskin – atualmente na Baskin Shark, da qual é fundadora – tem um texto muito interessante no site do The Account Planning Group do Reino Unido com dicas excelentes para conduzir reuniões de Brainstorming
Segundo ela, 9 em cada 10 pessoas nas empresas concordam que inovação e criatividade são vitais para o crescimento, mas o problema é que 9 em cada 10 pessoas que admitem isso não sabem como colocar esses conceitos em prática. Uma maneira fácil de fazer isso – muito utilizada nas agências – é a “tempestade de idéias”.
No entanto, as reuniões de Brainstorming devem ser mais desejadas e acessíveis no dia-a-dia dos escritórios. A grande ironia, diz ela, é que não basta chamar algumas pessoas para uma sala com um flipchart e começar a dizer o que quiser – se você quiser um output bom, é claro.
De acordo com Baskin, as sessões de Brainstorming precisam ser facilitadas, com a criação de um ambiente que conduz ao pensamento criativo, à tomada de risco, à experimentação e que deixe a mente correr solta. Para isso, ela dá algumas dicas excelentes.
1 – Prepare-se: Mesmo que seja um encontro de 1 hora durante o horário de almoço. O tempo gasto de antemão será recompensado pelo rumo que a reunião tomará.
Portanto, pense nos seguintes pontos:
2 – Defina o problema com cuidado, clareza e objetividade. Assegure-se de que tem o problema “certo”. Nunca use o Brainstorming para estabelecer uma disputa. Se possível, encontre um “dono” do problema, deixando você com a função de facilitar o direcionamento à solução.
3 – Pense muito bem na seleção das pessoas. Evite pessoas que não ajudem, que sejam céticas, hierárquicas e tipos que podem acabar com o bom humor do encontro.
4 – Tenha uma “programação”. Não se esqueça de incluir intervalos, que são cruciais, pois tornam as sessões mais estimulantes e ditam a mudança. Uma ideia é mandar o pessoal para uma breve caminhada, de preferência na rua, e dar uma tarefa totalmente desvinculada do escopo – com isso eles levarão seus cérebros para dar uma volta também. Geralmente, quando você para de pensar em algo, é quando a ideia aparece.
5 – Pense nos acompanhamentos. Alguns tipos de comida como espinafre e nozes, ricos em Omega 3, ajudam na memória e concentração. Cafeína e álcool antes ou depois podem deixar a sessão horrível.
6 – Escreva uma caixa de ideias. Há diversas técnicas e jogos que você pode utilizar. Quanto mais você tiver em mãos, mais confiante, criativo e flexível você ficará durante a reunião. Meus favoritos são:
- In-out listening: Deixa sua mente vagar para dentro e para fora quanto o problema vai sendo definido, e você escreve qualquer coisa que vir à sua cabeça – mesmo se for algo bobo. Use tais palavras para desencadear associações, faça conexões e transforme-as em possíveis soluções.
- Esvaziamento cerebral: Todo mundo tem algo em mente – seja um preconceito, uma ideia ou um compromisso. Tire isso deles antes de começar e, assim, poderá seguir adiante.
- Modelo dos Seis Chapéus do Edward De Bono: Um sistema que encoraja as pessoas a fazer um tipo de coisa por vez: seja racional, emocional, julgamental, positivista, etc. Cada um representa um diferente modelo e sinaliza ao grupo que foquem nessa área e evitem confusão.
- Excursões: Existem inúmeras opções, mas uma fácil é fazer com que as pessoas finjam ser algum tipo de animal, descrevam como é sua vida e sugiram como aquele animal ou suas características poderiam ajudar a resolver o problema.
- Colagens ou recortes de fotos: Faça com que as pessoas pensem visualmente em termos de imagens e associações, ao invés de apenas utilizar palavras.
- Leve o físico em consideração: Não importa se é um exercício coletivo ou atuando, é importante fazer com que as pessoas se mexam. Isso as deixa acordadas e estimula os lados direito e esquerdo do cérebro simultaneamente.
7. Não se esqueça de construir. Raramente uma ideia já vem totalmente formada. Portanto, deixe as outras pessoas a levem adiante e veja quando seguir adiante.
8. Pratique a escrita legível. Ou então deixe alguém para anotar e acompanhar tudo. Se você não conseguir ler o que escreveu nos seus flipcharts e nem lembrar o que foi dito, desperdiçou o tempo de todo mundo.
9. Divirta-se. A risada é um grande desinibidor e torna o ambiente propício à criatividade.
10. Leia alguns livros para se iniciar no assunto:
- What If!:How to start a Creative Revolution at Work – Dave Allan, Matt Kingdon, Kris Murrin e Daz Rudkin.
- The Innovators Handbook – Vincent Nolan
- Six Thinking Hats – Edward De Bono (Os Seis Chapéus – Português)
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